Zaštita osobnih podataka

Općina Lipovljani

O Općini Lipovljani

Općina Lipovljani (nastavno: Općina) kao voditelj obrade prikuplja prije svega podatke o fizičkim osobama (ispitanicima) koji su potrebni za izvršenje zakonskih ovlasti te obavljanje zadaća od javnog interesa u okviru svojih službenih ovlasti. Na temelju čl. 42. Zakona o lokalnoj i područnoj (regionalnoj) samoupravi (NN 33/01, 60/01, 129/05, 109/07, 125/08, 36/09, 36/09, 150/11, 144/12, 19/13, 137/15 i 123/17; nastavno: ZLP(R)S) Općinu zastupa Općinski Načelnik Nikola Horvat.

Općina je obvezna u svrhu zaštite osobnih podataka ispitanika provoditi odgovarajuće organizacijske i tehničke mjere u skladu sa UREDBOM (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA O ZAŠTITI POJEDINACA U VEZI S OBRADOM OSOBNIH PODATAKA I O SLOBODNOM KRETANJU TAKVIH PODATAKA (GDPR) (nastavno: Uredba), a koje mjere se prema potrebi preispituju i ažuriraju.

O zakonitosti i svrsi obrade osobnih podataka

Obrada osobnih podataka ispitanika koju provodi Općina podliježe prije svega zakonitoj obradi na temelju čl. 6. st. 1. t. (e) GDPR-a, prema kojoj je obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti voditelja obrade.

Međutim, zakonska osnova za obrada osobnih podataka u nadležnosti Općine može se proširiti i na druge odredbe citiranog članka, a osobito ako je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha, zatim ako je obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka te ako je obrada nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade.

Zakonska osnova za, između ostaloga, obradu osobnih podataka pojedinaca o obavljani svojih zadaća od javnog interesa i službenih ovlasti, proizlazi iz odredbi čl. 19. naprijed navedenog ZLP(R)S-a koje glase:

Članak 19.

Općine i gradovi u svom samoupravnom djelokrugu obavljaju poslove lokalnog značaja kojima se neposredno ostvaruju potrebe građana, a koji nisu Ustavom ili zakonom dodijeljeni državnim tijelima i to osobito poslove koji se odnose na:

– uređenje naselja i stanovanje,

– prostorno i urbanističko planiranje,

– komunalno gospodarstvo,

– brigu o djeci,

– socijalnu skrb,

– primarnu zdravstvenu zaštitu,

– odgoj i osnovno obrazovanje,

– kulturu, tjelesnu kulturu i šport,

– zaštitu potrošača,

– zaštitu i unapređenje prirodnog okoliša,

– protupožarnu i civilnu zaštitu,

– promet na svom području

– te ostale poslove sukladno posebnim zakonima.

Posebnim zakonima kojima se uređuju pojedine djelatnosti iz stavka 1. ovoga članka odredit će se poslovi čije su obavljanje općine i gradovi dužni organizirati te poslovi koje mogu obavljati.

Nadalje, a u skladu s navedenim, svako od tih područja uređeno je i detaljno razrađeno različitim  materijalnopravnim propisima, a službenici Općine dužni su, s ciljem obavljanu poslova iz svojeg djelokruga, primijeniti niz provedbenih i postupovnih propisa na temelju kojih se obrađuju osobni podaci ispitanika.

VAŽNA NAPOMENA UZ NAVOĐENJE PRAVNE OSNOVE!

Budući da Općina obrađuje osobne podatke pojedinaca s ciljem izvršavanja zadaća u javnom interesu, odnosno pri izvršavanju službene ovlasti, odgovor na pitanje je li potrebno posebno navoditi sve propise za svaku pojedinačnu obradu nalazimo u odredbi čl. (45) Uvodne izjave GDPR-a koja glasi.

Ovom se Uredbom ne zahtijeva potreba posebnog propisa za svaku pojedinačnu obradu. Jedan propis kao osnova za više postupaka obrade, koji se temelje na pravnoj obvezi kojoj podliježe voditelj obrade ili ako je obrada potrebna za izvršenje zadaće koja se provodi zbog javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti, može biti dovoljan.

Kategorije osobnih podataka koje Općina prikuplja

1. identifikacijski i kontakt podaci – ime, prezime, adresa i OIB
2. podaci u skladu s računovodstvenim propisima
3. podaci o primanjima te u svrhu utvrđivanja istih – obračun plaće, podatke o djeci i uzdržavanim članovima obitelji
4. podaci o radnom i profesionalnom iskustvu te podaci o školovanju
5. podaci o imovini i primanjima – ako je primjenjivo prema posebnom propisu
6. podaci u svrhu utvrđenja prava i obveza korisnika u skladu s posebnim propisima

Općina ne obrađuje posebne kategorije osobnih podataka u smislu čl. 9. GDPR-a!

Jesu li osobni podaci koje obrađujemo sigurni?

U tu svrhu Općina provodi organizacijske i tehničke mjere zaštite kojima se osigurava da se svi podaci o ispitanicima obrađuju na način da isti nisu automatski, bez intervencije pojedinca, dostupni neograničenom broju pojedinca. Osobni podaci ispitanika dostupni su samo službenicima koji provode obradu istih, i to u najmanjem obujmu koji je nužan kako bi isti mogli obavljati i izvršavati svoje radne obveze u okviru izvršavanja zadaće od javnog interesa, odnosno pri izvršavanju službene ovlasti Općine.

Primatelji osobnih podataka i prijenos podataka trećim osobama

Osim u svrhu izvršavanja svojih javnopravnih i službenih ovlasti, osobni podaci koje Općina prikuplja ne čine se dostupnim trećim privatnim i pravnim subjektima te trećim zemljama.

O vremenu čuvanja osobnih podatke ispitanika

Obzirom na okolnost kako operativno poslovanje s ciljem obavljanja zadaća i ovlasti Općina podliježe propisima kojima se uređuje zaštita i obrada javnog dokumentarnog i arhivskoga gradiva, odnosno drugim propisima koji izrijekom propisuju čuvanje određenih dokumenta, isprava ili pismena u najširem smislu, osobni podaci ispitanika čuvaju se u rokovima propisanim za svaku svrhu obrade u skladu s navedenim propisima.

Prava ispitanika

Pružanje informacija ispitanicima

S ciljem poštivanja načela transparentnosti, voditelj obrade dužan je ispitaniku pružiti sve informacije o obradi njegovih osobnih podataka u sažetom, razumljivom i lako dostupnom obliku, uz upotrebu jasnog i jednostavnog jezika te ga upoznati sa njegovim pravima koja mu pripadaju sukladno GDPR-u vezano za obradu njegovih osobnih podataka. Informacije koje je potrebno pružiti ispitanicima:

• o svom identitetu (kontakt podaci voditelja obrade)
• o službeniku za zaštitu podataka (kontakt podaci službenika)
• navesti svrhu i pravnu osnovu za obradu osobnih podataka
• o primateljima ili kategorijama primatelja osobnih podataka (primjerice: HZZO, HZMO)
• o vremenskom roku pohrane osobnih podataka te kriterijima kojima se utvrđuje razdoblje pohrane (u skladu s propisima o arhivskom gradivu)
• o postojanju prava da se od voditelja obrade zatraži pristup osobnim podacima, ispravak, brisanje osobnih podataka ili ograničavanje obrade koja se na njega odnose, prava na ulaganje prigovora na obradu takvih podataka te na prenosivost njegovih podataka drugom voditelju obrade
• o pravu da se u bilo kojem trenutku povuče privola, a da to ne utječe na zakonitost obrade koja se temeljila na privoli prije nego što je ona povučena
• o pravu na podnošenje prigovora nadzornom tijelu (Agenciji za zaštitu osobnih podataka)
• je li pružanje osobnih podataka zakonska ili ugovorna obveza ili uvjet nužan za sklapanje ugovora te ima li ispitanik obvezu pružanja osobnih podataka i koje su moguće posljedice ako se takvi podaci ne pruže

Pravo na pristup

Ispitanik ima pravo dobiti od voditelja obrade potvrdu obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na njega te ako se takvi osobni podaci obrađuju, pristup osobnim podacima i sljedećim informacijama:

• svrsi obrade
• kategorijama osobnih podataka o kojima je riječ
• primateljima ili kategorijama primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni
• ako je to moguće, predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni ili, ako to nije moguće, kriterijima korištenima za utvrđivanje tog razdoblja
• postojanju prava da se od voditelja obrade zatraži ispravak ili brisanje osobnih podataka ili ograničavanje obrade osobnih podataka koji se odnose na ispitanika ili prava na prigovor na takvu obradu
• pravu na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu
• ako se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika, svakoj dostupnoj informaciji o njihovu izvoru
• postojanju automatiziranog donošenja odluka.

Pravo na ispravak

Ako su osobni podaci koje Općina obrađuje netočni ili nepotpuni, ispitanik ima pravo bez nepotrebnog odgađanja ishoditi od voditelja obrade ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose te dopuniti nepotpune osobne podatke, uz napomenu kako valja voditi računa zadire li se time u valjanost javnih isprava, odnosno upravnih i drugih akata protiv kojih više nije moguće izjaviti pravni lijek.

Pravo na brisanje

Općina obrađuje podatke radi poštovanja svojih pravnih obveza s ciljem izvršavanja svojih službenih ovlasti i zadaća od javnog interesa te u svrhu arhiviranja u javnom interesu, u kojem slučaju odredbe čl. 17. GDPR-a o brisanju osobnih podataka u pravilu nisu primjenjive na Općinu kao voditelja obrade.

Pravo na prigovor

Obzirom da je obrada osobnih podataka koju provodi Općina nužna za izvršavanje svojih zadaća od javnog interesa, odnosno pri izvršavanju svojih službenih ovlasti, ispitanik ima pravo u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega.

U slučaju izjavljivanja prigovora na obradu osobnih podataka, a ako Općina ne dokaže da postoje uvjerljivi legitimni razlozi za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode ispitanika ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva, Općina kao voditelj obrade više ne smije obrađivati osobne podatke ispitanika.

O postojanju prava na prigovor ispitaniku se izričito mora skrenuti pozornost najkasnije u trenutku prve komunikacije s istim!

Pravo na ograničenje obrade

Ispitanik ima pravo od voditelja obrade ishoditi ograničenje obrade ako je ispunjeno jedno od sljedećeg:

• ispitanik osporava točnost osobnih podataka, na razdoblje kojim se voditelju obrade omogućuje provjera točnosti osobnih podataka
• obrada je nezakonita i ispitanik se protivi brisanju osobnih podataka te umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe
• voditelj obrade više ne treba osobne podatke za potrebe obrade, ali ih ispitanik traži radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva
• ispitanik je uložio prigovor na obradu na temelju članka 21. stavka 1. očekujući potvrdu nadilaze li legitimni razlozi voditelja obrade razloge ispitanika.

O ostalim pravima ispitanika!

Iako se u smislu pružanja informacija korisnicima navodi kako je potrebno pružiti i informacije o tome prenose li se osobni trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji (koje nisu članice EU),  zatim o postojanju legitimnog interesa, kao i eventualnom postojanju automatiziranog donošenja odluka, držimo kako zbog specifičnog položaja Općine kao jedinice lokalne samouprave takve mjere nisu primjenjive na poslovanje iste. Navedeno se odnosi i na pravo na prenosivost podataka jer se isto, u smislu odredbe čl. 20. st. 3. GDPR-a, ne primjenjuje na obradu nužnu za obavljanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti dodijeljene voditelju obrade.

Sva pitanja u vezi s obradom osobnih podataka, zahtjeve za ispravak, brisanje, ograničenje ili podnošenje prigovor, molimo uputiti prema službeniku za zaštitu podataka.

Službeni kontaktni podaci službenika za zaštitu podataka:

službenik za zaštitu podataka: Danijela Matejaš

adresa: Općina Lipovljani, Trg hrvatskih branitelja 3, 44322 Lipovljani      

telefon: 044/676 004

faks: 044/ 611 214

e-mail: sluzbenik_za_zastitu_podataka@lipovljani.hr

Radno vrijeme sa strankama: 07:30-15:30

Pravilnik o zaštiti osobnih podataka

Odluka o imenovanju službenika za zaštitu osobnih podataka